2.4 Teori Komunikasi Organisasi
2.4.1 Definisi Teori Komunikasi Organisasi
Ada beberapa macam pendapat mengenai apa yang dimaksud dengan organisasi. Schein (1982) mengatakan bahwa organisasi adalah suatu koordinasi rasional kegiatan sejumlah orang untuk mencapai beberapa tujuan umum melalui pembagian pekerjaan dan fungsi melalui hierarki otoritas dan tanggung jawab Schein juga mengatakan bahwa organisasi mempunyai karakteristik tertentu yaitu mempunyai struktur, tujuan, saling berhubungan satu sama lain dan tergantung kepada komunikasi manusia untuk mengkoordinasikan aktivitas dalam organisasi tersebut. Sifatv tergantung antara satu bagian lain menandakan bahwa organisasi yang dimaksud Schein ini adalah merupakan suatu sistem. (Muhammad Arni, 2005:23).
Selanjutnya Kochler (1976) mengatakan bahwa organisasi adalah sistem hubungan yang konstruktur yang mengkoorduinasi usaha suatu kelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Lain lagi dengan pendapat Wright (1977); dia mengatakan bahwa organisasi adalah suatu bentuk sistem terbuka dari aktivitas yang dikoordinasi oleh dua atau lebih untuk mencapai suatu tujuan bersama.
Walaupun ketiga pendapat mengenai organisasi berbeda-beda perumusannya tapi ada 3 hal yang sama-sama dikemukakan yaitu : organisasi merupakan suatu sisterm, mengkoordinasi aktivitas dan mencapai tujuan bersama atau tujuan umum. Dikatakan merupakan suatu sistem karena organisasi itu terdiri dari berbagai bagian yang saling tergantung satu sama lain. Misalnya kita lihat organisasi di sekolah. Di sekolah ada beberapa komponen diantaranya guru, murid, dan fasilitas. Bila pada komponen guru mendapat ganguan misalnya tidak datang ke sekolah atau sakit maka akan berpengaruh kepada anak-anak yang menjadikan mereka tidak dapat belajar begitu juga halnya fasilitas belajar tidak jadi digunakan.
Everet M.Rogers dalam bukunya Communication in Organization, mendefinisikan organisasi sebagai suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan, dan pembagian tugas. Robert Bonnington dalam buku Modern Business: A Systems Approach, mendefinisikan organisasi sebagai sarana dimana manajemen mengoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang.
Menurut pendapat (Rogers dan rogers, dalam Henneman dan McEwen, 1975, hlm. 218). Organisasi didefinisikan “ suatau kumpulan atau suatu sistem individu yang bersama-sama, melalui hirarki pangkat dan pembagian kerja, berusaha untuk mencapai tujuan tertentu” .
Ada beberapa hal terpenting dalam komunikasi organisasi yang sesuai dengan definisi diatas:
Dapat dikatakan bahwa organisasi merupakan suatu paduan dari bagian-bagian yang satu sama lain saling bergantung. Dalam komunikasi organisasi akan erat kaitannya dengan suatu kekuasaan, arus pesan, dan perilaku karena melibatkan jumlah orang yang tidak sedikit dalam setiap organisasinya.
Menurut Gold Haber, Komunikasi organisasi adalah arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergantungan satu sama lain. Arus pesan yang digunakan bersifat, yaitu :
1. Vertikal
2. Horizontal
3. Diagonal.
Secara fungsional, komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Komunikasi organisasi dapat terjadi kapanpun, setidaknya satu orang yang menduduki suatu jabatan dalam suatu organisasi akan menafsirkan suatu pertunjukkan. Sedangkan secara tradisional, komunikasi organisasi cenderung dianggap menekankan kegiatan penanganan pesan yang terkandung dalam suatu “batas organisasional (organizational boundary)”. Dalam hal ini komunikasi organisasi dipandang dari suatu perspektif interpretif (subjektif) adalah proses penciptaan makna atas interaksi yang merupakan organisasi.
Komunikasi organisasi erat kaitannya dengan kekuasaan. Maka dari itu French dan Reven membagi lima tipe kekuasaan, antara lain :
Reward Power, memusatkan perhatian pada kemampuan untuk memberi ganjaran atau imbalan atas pekerjaan atau tugas yang dilakukan orang lain.
Coercive Power, lebih memusatkan pandangan pada kemampuan untuk memberi hukuman kepada orang lain.
Referent Power, didasarkan pada suatu hubungan kesukaan dalam arti seseorang mengidentifikasi orang lain yang mempunyai kualitas atau persyaratan seperti yang diinginkannya.
Expert Power, memfokuskan diri pada suatu keyakinan bahwa seseorang yang mempunyai kekuasaan pastilah ia memiliki pengetahuan, keahlian, dan informasi lebih banyak dalam suatu persoalan.
Legitimate Power, bersandar pada struktur suatu organisasi, dan terutama pada nilai-nilai kultural.
Conrad (1985) mengidentifikasikan tiga fungsi komunikasi didalam sebuah organisasi. Fungsi-fungsi tersebut adalah :
Fungsi Perintah
Komunikasi memperbolehkan anggoa organisasi “ Membicarakan, menerima, menafsirkan, dan bertindak atas suatu perintah”. Dua jenis komunikasi yang mendukung pelaksanaan tugas ini adalah pengarahan dan umpan balik dari kiomunikan, dan tujuannya adalah adalah berhasil mempengaruhi anggota laindalam organisasi. Hasil fungsi perintah adlah koordinasi di antara sejumlahb anggota yang saling bergantung dalam organisasi tersebut.
Fungsi Relasional
Komunikasi memperbolehkan anggota organisasi “ menciptakan dan mempertahankan bisnis produktif dan hubungan personal dengan anggota organisasi lain”. Hubungan dalam pekerjaan mempengaruhi kinerja pekerjaan (job peformance) dalam berbagai cara, misalnya, kepuasana kerja, aliran komunikasi kebawah maupun ke atas dalam hirarki organisasional dan tingkat pelaksanaan perintah.
Fungsi Manajemen ambigu
Pilihan dalam situasi organisasi sering dibuat dalam keadaan yang sangat ambigu. Misalnya, motivasi berganda telah muncul karena pilihan yang diambil akanmempengaruhi rekan kerja dan organisasi, demikian juga diri sendiri: tujuan organisasi tidak jelas, dan konteks yang mengharuskan adanya pilihan tersebut mungkin tidak jelas.
Faktor lain yang ditemukan oelh Dennis (1975) dengan kategori-kategori tradisional untuk menganalisis komunikasi organisasi, diantaranya :
Komunikasi Ke Bawah
Komunikasi ini diprakarsai oleh manajemen organisasi tingkat dan kemudian ke bawah melewati “rantai perintah”. Banyak penelitian mengenai keefektifan berbagai bentuk komunikasi ke bawah menunjukan bahwa menggunakan saluran kombinasi cenderung memberikan hasil yang terbaik. Penelitian yang dilakukan oleh Dahle (1954) menemukan bahwa uruan saluran menurut tingkat keefektifannya (dari yang efektifitasnya paling tinggi hingga yang paling rendah) diantaranya sebgai berikut :
1. Kombinasi tulisan
2. Lisan saja
3. Tulisan saja
4. Papan pengumuman
5. Selentingan
Dengan kata lain, untuk menyampaikan informasi kepada para pegawai dengan tepat, kombinasi saluran tulisan dan memberi hasil terbaik.
Komunikasi ke atas.
Komunikasi dari bawahan ke atasan. Komunikasi tipe ini umumnya bertujuan untuk melakukan kegiatan prosedural yang sudah merupakan bagian dari struktur organisasi atau perusahaan. Bentuknya antara lain dalam pelaporan kegiatan, penyampaian gagasan, dan penyampaian informasi yang menyangkut masalah-masalah pekerjaan. Bisa dilakukan secara langsung dan tak langsung atau secara tertulis. Dalam organisasi pembelajaran, model komunikasi seperti ini sudah biasa dilakukan. Kepada semua karyawan didorong untuk tidak segan-segan menyampaikan hal apapun kepada atasan sejauh dalam kerangka pengembangan perusahaan.
Komunikasi Organisasi terjadi dalam suatu system terbuka yang kompleks yang dipengaruhi oleh lingkungannya sendiri baik internal & eksternal, Komunikasi Organisasi meliputi pesan & arus, tujuan dan media, Komunikasi Organisasi meliputi orang & sikapnya, perasaaan, hubungan dan keterampilannya.
Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi. Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.
2.4.2 Asumsi Teori Komunikasi Organisasi
Sosiolog Amitai Etzioni menyatakan bahwa masyarakat kita adalah masyarakat organisasi. Kita dilahirkan dalam sebuah organisasi dan dididik dalam suatu organisasi serta sebagian besar dari kita menghabiskan mayoritas hidupnya dengan bekerja untuk organisasi. Komunikasi organisasi akan selalu dibutuhkan pada era sekarang ini. Alasannya karena kini, makin banyak lembaga baik di bidang bisnis ataupun industri, organisasi-organisasi sosial, ataupun institusi pendidikan yang harus mengetahui bagaimana prinsip mengenai komunikasi yang baik dalam suatu organisasi untuk suatu pencapaian bersama. Dalam komunikasi organisasi berkaitan erat dengan arus komunikasi.
Ada tiga pendekatan untuk melihat komunikasi yang terjadi di dalam organisasi, yaitu :
1. Pendekatan Makro :
Pendekatan makro melihat organisasi sebagai suatu struktur global yang berinteraksi dengan lingkungannya. Organisasi melakukan aktivitas-aktivitasnya untuk berinteraksi dengan lingkungannya.
2. Pendekatan Mikro :
Pendekatan ini terutama menfokuskan kepada komunikasi dalam unit dan sub-unit pada suatu organisasi. Komunikasi yang diperlukan pada tingkat ini adalah komunikasi antara anggota kelompok
3. Pendekatan Individual :
Pendekatan Individual menitik beratkan pada tingkah laku komunikasi individual dalam organisasi. Semua tugas-tugas yang telah diuraikan pada dua pendekatan sebelumnya diselesaikan oleh komunikasi individual satu sama lainnya.
2.4.3 Teori-teori Komunikasi Organisasi; Pencetus Teori dan Latar Belakang Teori.
2.4.3.1 Teori Komunikasi Kewenangan
Teori Komunikasi Kewenangan dikemukakan oleh Chester Barnard, seorang presiden dari Bell Telephone Company di New Jersey, Amerika Serikat. Barnard mengungkapkan sebuah tesis yang menyatakan bahwa sebuah organisasi hanya dapat berlangsung dengan adanya suatu kerja sama antarmanusia. Kerja sama dijadikan sebuah sarana di mana kemampuan individu dapat dikombinasikan untuk mencapai tujuan bersama. Sejarah dari adanya teori komunkasi kewenangan bermula dari Perrow (1938) yang merasa prihatin mengenai implikasi teori klasik mengenai organisasi dan doktrin ilmiah manajemen, di mana birokrasi dianggap sebagai suatu hal kotor. Namun, sejak Barnard (1973) mampublikasikan The Functions Of The Executive, sejak inilah mulai muncul pemikiran baru tentang birokrasi. Bernard menyatakan bahwa organisasi adalah sistem orang, bukan struktur yang direkayasa secara mekanis. Suatu struktur yang mekanis yang jelas dan baik tidaklah cukup.
Definisi Barnard mengenai organisasi formal menitikberatkan konsep sistem dan konsep orang. Tekanannya pada aspek-aspek kooperatif organisasi mencerminkan pentingnya unsur manusia. Barnard menyatakan bahwa eksistensi suatu organisasi bergantung pada kemampuan manusia untuk berkomunikasi dan kemauan untuk bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan yang sama pula. Maka ia menyimpulkan bahwa “Fungsi pertama seorang eksekutif adalah mengembangkan dan memelihara suatu sistem komunikasi.”
Bernand juga menyatakan bahwa kewenangan merupakan suatu fungsi kemauan untuk bekerja sama. Ia menyebutkan empat syarat yang harus dipenuhi sebelum seseorang menerima suatu pesan yang bersifat otoritatif:
Orang tersebut memahami pesan yang dimaksud
Orang tersebut percaya bahwa pesan tersebut tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.
Orang tersebut percaya, pada saat ia memutuskan kerja sama, bahwa pesan tersebut sesuai dengan minatnya.
Orang tersebut memiliki kemampuan fisik dan mental untuk melaksanakan pesan.
Seperangkat premis ini menjadi terkenal sebagai Teori Penerimaan Kewenangan, yakni kewenangan yang berasal dari tingkat atas organisasi sebenarnya merupakan kewenangan nominal. Namun, Barnard menunjukan bahwa banyak pesan yang tidak dapat dianalisis, dinilai dan diteima, atau ditolak dengan sengaja. Tetapi kebanyakan arahan, perintah dan pesan persuasive termasuk ke dalam zona acuh-tak-acuh (zone of indifference) seseorang.
Asumsi dasar dari adanya teori ini yaitu bahwa organisasi adalah sistem orang, bukan struktur yang direkayasa secara mekanis. Dari definisi organisasi yang diungkapkan oleh Barnard inilah, suatu sistem kegiatan dua orang atau lebih yang dilakukan secara sadar dan terkoordinasi menitikberatkan pada konsep sistem dan konsep orang. Barnard juga menyatakan bahwa eksistensi yang dimiliki suatu organisasi tergantung pada kemampuan anggota-anggota yang terlibat untuk berkomunikasi dan berkemauan untuk bekerja samauntuk mencapai suatu tujuan bersama. Adapula kewenangan sebagai suatu fungsi kemauan untuk bekerja sama. Ada empat syarat yang harus dipenuhi sebelum seseorang menerima pesan yang otoritatif, yaitu :
Harus memahami pesan yang dimaksud.
Memastikan dan percaya bahwa pesan tersebut tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.
Memastikan bahwa ketika ia memutuskan untuk bekerja sama, pesan tersebut telah sesuai dengan minatnya.
Memiliki kemampuan fisik dan mental untuk menjalankan pesan.
Barnard membagi teori komunikasi kewenangan menjadi dua bagian, yaitu :
Penerimaan suatu kewenangan dan penolakan suatu kewenangan, dengan menerima suatu kewenangan berupa pesan maka ia menduduki posisi bawahan.
Penolakan suatu kewenangan dengan penolakan suatu kewenangan berupa pesan diartikan bahwa orang tersebut khawatir akan resiko yang akan diterimanya.
Barnard juga menyatakan bahwa teknik-teknik komunikasi baik berupa lisan ataupun tulisan sangat penting untuk pencapaian tujuan namun juga dapat menjadi sumber masalah dalam suatu organisasi.
2.4.3.2Teori Sistem Sosial
Teori sistem memandang organisasi sebagai kaitan bermacam-macam komponen yang saling tergantung satu sama lain dalam mencapai tujuan organisasi. Setiap bagian mempunyai peranan penting masing-masing dan berhubungan dengan bagian-bagian lain dan karena itu koordinasi penting dalam teori ini.
Organisasi sebagai Suatu Sitem Sosial
Pendekatan sosial sebagai tingkah laku organisasi adalah suatu prespektif yang komperhensif, multidimensional, dan deskriptif mengenai organisasi. Ahli-ahli teori sistem mengemukakan bahwa semua kesatuan yang terorganisir memperlihatkan satu set pola dan sifat yang sama. Teori sistem berkembang sebagai suatu alat untuk menguraikan sifat-sifat dan pola-pola yang menjadikan organisasi terjadi.
Teori Sistem Umum Organisasi
Teori sistem yang umum mengatakan bahwa organisasi sebagai suatu set bagian-bagian yang kompleks yang saling berhubungan dan berinteraksi untuk menyesuaikan diri dengan lingkungan yang selalu berubah agar dapat mencapai tujuannya. Beberapa komponen kunci yang membangun organisasi adalah individu yang menjadi anggota organisasi, struktur, dan kelompok fungsional, teknologi, dan perlengkapan organisasi. Semua bagian sistem tergantung kepada bagian lainnya dalam aktivitas organisasi. Suatu perubahan atau pengaruh pada komponen akan mempengaruhi kepada komponen sistem yang lainnya.
2.4.3.3 Teori Lapangan Tentang Kekuasaan
Teori ini dikembangkan oleh Cartwright dari pernyataan Kurt Lewin (1951) yang mendefinisikan kekuasaan sebagai bentuk kekuasaan A atas B yang artinya X berubah menjadi Y yang dalam prosesnya akan ada paksaan untuk mengikuti A. Cartwright kemudian mereformulasikan definisi kekuasaan sebagai kekuasaan A atas B dalam rangka mengubah X menjadi Y pada waktu tertentu sama dengan kekuatan maksimum.
Asumsi Dasar dan Uraian Teori
Asumsi dasar dari teori lapangan tentang kekuasaan ini, yaitu bahwa dalam suatu organisasi akan ada yang berkuasa dan yang dikuasai. Dalam perjalanan komunikasi organisasinya antara yang berkuasa dan yang dikuasai bisa jadi dapat bekerja sama untuk pencapaian suatu tujuan namun bisa juga terjadi perpecahan yang akan menyebabkan suatu organisasi tidak dapat mencapai suatu tujuan yang diharapkan. Dalam teori ini, Cartwright juga membedakan antara kekuasaan dan kontrol. Dalam teori ini juga, Cartwright memberikan tujuh istilah primitif untuk penjabaran dari definisinya mengenai kekuasaan, yaitu :
Pelaku (agent) : Suatu satuan yang dapat menghasilkan pengaruh atau menderita akibat apa yang sedang dikerjakannya.
Tindakan pelaku (act of agent) : Peristiwa yang menimbulkan suatu pengaruh (efek).
Lokus (locus) : Suatu tempat dalam tata ruang.
Hubungan langsung (direct joining) : Merupakan suatu kemungkinan perpindahan langsung dari satu lokus ke lokus lain.
Dasar motif (motive base) : Energi bawaan yang menggerakkan tingkah laku untuk kebutuhan, dorongan, dan motif.
Besaran (magnitude) : Merupakan ukuran dari konsep-konsep yang berupa tanda plus (+) atau minus (-).
Waktu (time) : Menunjukkan berapa lama berlangsungnya suatu peristiwa.
MANA LATAR BELAKANGNYA NI SHAAY
BalasHapus